Jak řídíme projekty: Michal Horák o budování mostů mezi týmem a klientem

O roli projektového manažera v týmu

Hlavním cílem projektového manažera je udržet projekt pevně v rukou a dovést ho úspěšně k cíli, a to odstraňováním překážek na jedné či druhé straně.

Cestou naplňuje potřeby všech, kdo jsou do projektu zapojení:

• Klient chce být informovaný a vědět, v jakém stavu jeho projekt je. Díky tomu získává pocit kontroly a je v klidu, že vše běží, jak má. A také o všem ví.
• Tým, který na projektu pracuje, chce znát kontext, co klient potřebuje a jaký je jeho záměr. Zvyšuje to efektivitu týmu a snižuje se riziko, že se pálí čas a peníze na něčem nepodstatném.

Projekťák proto musí mít neustále dokonalý přehled, co se děje v týmu i u klienta. Nejdůležitějším nástrojem mu při tom je komunikace.

Jak na efektivní komunikaci mezi týmem a klientem

O tom, jak správně řídit projekt a mít o všem přehled, pojednává spousta článků. My vám ukážeme, jak máme nastavenou projektovou komunikaci u nás v Proof & Reason. Funguje nám takto u všech projektů, jen se lehce liší délka a náročnost jednotlivých částí – ty si i vy přizpůsobíte svým projektům.

Ústředním dokumentem každého projektu a nejdůležitější pomůckou projektového manažera je tzv. project charter, ve kterém:

• nastíníme pozadí projektu a očekávané přínosy,
• vytyčíme si cíle,
• identifikujeme možná rizika
• a definujeme, jak budeme v rámci projektu komunikovat.

Tato komunikační strategie obvykle stojí na třech pilířích:

1. týmový status
2. report klientovi
3. call s klientem

1) Týmový status podporuje sounáležitost kolegů

Pravidelně jednou týdně se sejdou všichni lidé, kteří u nás na projektu pracují. Smyslem tohoto setkání je předat si informace – aby nejen projekťák věděl, kdo na čem pracuje a co je potřeba řešit s klientem. Přehled o kontextu projektu musí mít všichni členové týmu.

Aby schůzky byly efektivní a neubíraly čas na práci na projektu, určujeme si časový limit – u nás se držíme půl hodiny. Některé statusy jsou na pět minut, jiné potřebují času víc. Ale půlhodina je strop i u velkých projektů. Pokud vyvstane téma, které si žádá víc času, věnujeme mu samostatnou schůzku.

Důležité je, aby se na status všichni připravili. Projekťák řídí pravidelnou agendu a od všech zjišťuje:

• co na projektu udělali od posledního statusu,
• co mají v plánu do toho dalšího,
• co je blokuje v práci a co potřebují vyřešit.

Relevantní jsou i odpovědi nevím nebo nic. Projekťák shromažďuje informace a zjišťuje, proč se práce nehýbe a co je potřeba udělat pro další posun. Ze schůzky mu tak vypadnou úkoly k řešení s klientem či s dalšími členy týmu.

2) Report klientovi dává pocit kontroly nad projektem

Co jsme udělali, co nás čeká a co potřebujeme vyřešit – to jsou tři hlavní okruhy informací, ze kterých projekťák po statusu vychází při psaní souhrnu pro klienta.

Stejně jako status v týmu probíhá i reportování klientovi pravidelně jednou týdně. I když se v projektu za poslední týden nic neposunulo, report napište a vysvětlete, proč se tak stalo. U klienta tak nevyvstanou pochybnosti ani obavy, co se s projektem děje.

Reporty našim klientům posíláme e⁠-⁠mailem, nebo jako on⁠-⁠line dokumenty. V obou případech se k reportům můžeme všichni kdykoliv vrátit, u on⁠-⁠line dokumentů vnímáme jako výhodu i možnost do něj rovnou komentovat jednotlivé body. Variantu vždy volíme podle toho, co klientům víc vyhovuje.

3) Call s klientem udržuje kvalitní vztahy

Díky statusu a reportu mají o projektu všichni přehled. To nejdůležitější je ale osobní vztah s klientem, který se vám bude nejlépe budovat pravidelnými schůzkami – nebo alespoň on⁠-⁠line cally.

Agenda pravidelného callu vychází z reportu, ale je zde prostor i pro další dotazy, které v mezičase vyvstanou. Na závěr schůzky vždy shrňte úkoly na další týden pro obě strany.

V kalendáři si na call vyhraďte hodinu. Někdy bude kratší a jen si potvrdíte, že je vše jasné, jindy budete déle řešit otázky či připomínky k reportu. Pokud narazíte na větší téma či problém, domluvte si další schůzku a přizvěte i další členy týmu, kteří jsou k vyřešení potřeba.

Efektivní komunikace stojí čas, ale dovede projekt úspěšně k cíli

Možná se vám teď zdá, že pravidelnými schůzkami a reporty ztratíte spoustu času. Ano, čas to určitě stojí, ale není to jeho ztráta. Takto nastavená komunikace nám dlouhodobě přináší spoustu výhod:

• Snižujeme projektová rizika – máme neustálý přehled, klient do naší práce vidí a včas odhalíme, když se vydáme slepou uličkou nebo ztrácíme čas řešením něčeho, co není podstatné.
• Lépe se nám řeší problémy – když máme s klientem vybudovaný kvalitní vztah a jsme pravidelně v kontaktu, dříve odhalíme zádrhely. A pokud k nim dojde, lépe se nám daří je vysvětlit a klient to lépe přijímá.
• Máme nastavená správná očekávání – všichni jsme informovaní a víme, co kdy můžeme čekat. Eliminujeme riziko, že někdo předpokládá něco jiného.
• Udržujeme spokojenost – všichni lidé zapojení do projektu ví, co dělají a proč, a díky kvalitní spolupráci dodáváme perfektní výsledek.