Klient Top-obaly

Dlouhodobý plán a aktuální potřeby

Hned od začátku spolupráce bylo jasné, že půjde o dlouhodobější spolupráci.Na řadu přišlo plánování, které původně fungovalo na roční bázi. Sešli jsme se a dali dohromady požadavky a plány, na čem se bude následujících 12 měsíců pracovat.

Časem se ukázalo, že tato metoda nefunguje. Je potřeba plánovat kontinuálně. Mít roční výhled, ale zároveň reagovat na aktuální potřeby.

Abychom dokázali plánovat dlouhodobě a měli jasně stanovené cíle spolupráce, roční plán sestavujeme i nadále. Dlouhodobé plánování doplňují pravidelné schůzky, díky kterým si udržujeme přehled a probíráme na nich nové úkoly.

„Roční plán je hlavní kompas udávající směr, co bychom potřebovali udělat. Umožňuje dopředu plánovat práci a kapacity vývojářů i dalších lidí v týmu Proof & Reason. Pravidelné týdenní status cally nám pak dovolují být pružnější.“

Tomáš Pelán

Marketingový specialista, Top-obaly.cz

Backlog, do kterého se vejdou všechny nápady

Základem plánování a spolupráce s Top-obaly.cz je backlog, ze kterého vzniká pravidelně aktualizovaný plán.

Do backlogu zapisujeme všechny nápady, které přichází:

• od klienta, jeho potřeb, požadavků a přání, co by na webu chtěli vylepšit, případně co funguje u konkurence,
• ze zákaznického výzkumu, ve kterém pravidelně sbíráme zpětnou vazbu a hledáme příležitosti pro vylepšení e‑shopu i celé služby,
• od nás na základě zkušeností a praxe z jiných e‑shopů, případně podle ověřených trendů.

Prioritizace a plánování podle Shape Up

Z nápadů je potřeba vybrat ty, které jsou prioritní a budeme se jimi zabývat přednostně. Myslíme přitom na:

• přínos řešení pro byznys klienta i pro jeho zákazníky,
• ale také na efektivitu z pohledu použitelnosti a proveditelnosti řešení
• nebo na jeho náročnost a návratnost.

Každý nápad ověřujeme daty z vlastních výzkumů nebo externích studií. Snižujeme tím riziko, že by klient investoval do řešení, které nakonec nebude fungovat.

Následně navrhujeme řešení a odhadujeme jeho náročnost. Princip popisování nápadů vychází z metody Shape Up od Basecampu. Pro každý nápad připravujeme popis, který obsahuje:

• cíle a očekávané přínosy,
• definici problému,
• skicy, tedy hrubé návrhy, jak by řešení mohlo vypadat,
• rozsah a náročnost úkolu stanovený pomocí metody T‑shirt Sizing – spočívá v označení úkolů písmeny S až XL.

„Proof & Reason zohledňuje zejména to, zda řešení bude fungovat a přinese to, co od něj očekáváme. My vybíráme potřeby s největším byznysovým přínosem. Společně určíme priority a stanovíme, do čeho se pustíme.“

Tomáš Pelán

Marketingový specialista, Top-obaly.cz

Sladění priorit na pravidelných schůzkách

Kromě roční plánovací schůzky se nám osvědčily pravidelné videohovory, tzv. status cally. Call s klientem, na kterém za Proof & Reason bývá jen projektový manažer, případně někdo další z týmu, když je pro řešení potřeba jeho expertíza.

Pravidelné cally trvají do půl hodiny a stihneme si na nich říct:

• na čem jsme pracovali a na čem pracovat budeme,
• jaké jsou novinky ve firmě, které mohou ovlivnit plán,
• zda klient neřeší nějaký problém, se kterým bychom mohli pomoci,
• zda máme nápad, který by se zahrnul do dlouhodobého plánu,
• a jaké jsou aktuální priority, cíle a úkoly.

S akutními problémy a potřebami nečekáme na status cally. Pokud se na e‑shopu objeví chyba, řešíme ji okamžitě.

Systém upravujeme, aby měl co největší přínos pro obě strany

Způsob řízení spolupráce vznikal postupně a krystalizoval od téměř neřízeného sledu úkolů po dnešní systém sbírání nápadů, jejich prioritizace a pravidelné komunikace s klientem.

Celý proces jsme nastavili tak, aby vyhovoval oběma stranám a průběžně jej zlepšujeme. Lépe se nám tak s Top-obaly.cz daří fungovat jako jeden tým, ne jako klient a dodavatel. Vidíme jejich zápal pro věc a snahu projekt zlepšovat.

Více do detailu se spolupráci s Top-obaly.cz věnujeme v článku na našem blogu.